Page 386 - KobiEfor Şubat 2022

li başarı faktörlerden biri yapmakta olduğundan, ekibi da tedarikçinin bilgisi olmadan iş yapmış olduğu yapıların bir iş olan ERP uzun vadede organizasyon açısından ciddi kapsamının yazılı hale getirildiği süreçtir. Kapsam çalış-
oluştururken çok dikkatli seçimler yapılmalı ve kritik ve yetkilileri ile mutlaka bir araya gelinerek gerekli sorgula- maliyet oluşturabilecek iş adımlarının geliştirme durum- ması projenin maliyetinin ortaya çıkmasındaki en önemli
hızlı kararlar alma konusunda kadroda yetkin kişiler bu- malar yapılmalı ve görüşleri alınmalıdır. Burada özellikle larına sahne olabilir. Eğer değişken süreçlere sahip bir adımdır.
lunmalıdır. Eğer organizasyon dışından danışmanlar proje bakım ve destek süreçlerinin üzerinden ayrıca geçilerek ortam varsa mutlaka içeride bir ekip bulundurulmalı ve

içerisinde yer alacak ise organizasyon içi personelin ile- tedarikçinin geri dönüş süreleri, çözüm odaklılığı, perso- dışa (ERP uyarlamasını yapan firmaya) bağımlılık en aza
tişim kanalları ayrıştırılmalı ve bir tane de hem iç hem nel yetkinlikleri gibi durumlar konusunda bilgi alınmalı- indirgenmelidir. İçteki personelde bir sorun oluştuğunda 4. UYARLAMA SÜRECİ

dış yapının bulunduğu ortak bir iletişim kanalı mutlaka dır. Tüm bunlara ek olarak çözümün uyarlamasını ve/veya dış firmaya, dış firmada bir problem olduğunda ise içteki

oluşturulmalıdır. geliştirmesini yapacak tedarikçinin insan kaynağı profilleri personele işlerin yaptırılarak devamlılığın sağlanması esas Sistemin kurulumunun yapıldığı, organizasyonun kap-
de ayrı bir şekilde kendilerinden talep edilmeli ve yetkin- olmalıdır. Yani yedekli bir yapı süreç açısından oluşturul- samda belirtilen ihtiyaçlarının modellendiği aşamadır.
Ana veri hazırlıkları da bu aşamada gerçekleştirilir. Başa-
liklerin bulunurluğu sözleşme ile garanti altına alınmalıdır. malıdır. Aynı şekilde iş yoğunluklarının önüne de iteratif rılı bir proje için en az uyarlama yapmak düstur olmalı-
2. ÜRÜN SEÇİMİ olarak hem iç hem dış ekibin aynı anda isteklere cevap dır. Üst yönetim ve kullanıcı beklentileri bu aşamada çok
verebilir olması organizasyondaki iş sahiplerine büyük iyi yönetilmelidir. Ürün danışmanları, geliştiriciler ve iş
ERP uygulamalarındaki başarısızlık oranlarının %40 ile Ürünün Geleceği Araştırılır avantajlar sağlayabilecektir. sahipleri bu noktada yakın çalışmalı ve ürün ile ilgili kul-
%90 arasında değiştiği çeşitli çalışmalarda belirtilmiştir. lanıcı eğitimleri de planlanmaya başlanmalıdır. İş sahiple-
ERP projeleri bir IT projesi değildir. O yüzden başarılı ol- Kurumsal kaynak planlama yazılımı seçiminde en sık rini ürün ile tanıştırmanın erken olduğu gibi bir düşün-

mak demek projenin zamanında, belirlenen bütçeler içe- karşılaşılan eksiklik, firmaların değerlendirme yaparken, Uçtan Uca Çözüm ce burada oluşabilir, ama tam aksine, kullanılacak ürüne
risinde kullanıcı memnuniyeti sağlanarak tamamlanma- sadece şu anki ihtiyaçlarını gözönünde bulundurmasıdır. alışma, ürün üzerindeki uyarlamalarda bizzat rol alıyor

sının yanı sıra organizasyon açısından getirisi, verimliliği Halbuki firmaların ihtiyaçlarının sürekli değiştiği ve yeni Aday ürünün organizasyon içerisindeki tüm süreçleri olmak organizasyonda bu konuda görevli olan personelin
arttırması ve yapılan yatırımın geri dönüş oranları ile açık- çözümlere sürekli ihtiyaç duyulduğu unutulmamalıdır. kapsayan fonksiyonlara sahip olması entegrasyon nok- işi sahiplenmesini ve bu durumun ilerleyen aşamalarda
lanabilir. Organizasyon kültürü apayrı değerlendirilmesi Eğer bir ERP ürünü şu anki ihtiyaçlarınızı karşılıyor ve talarını azaltacağından, veri bütünlüğü ve doğruluğu ile tüm organizasyonun alışma aşamasında çok büyük yar-
dımda bulunduğu da görülmektedir.
gereken bir kriter olup bu kültüre alışık olan yapılar için sırf diğer ürünlerden ucuz diye seçiliyorsa, muhtemelen birlikte güvenlik açısından da doğru bir mimari olacaktır.
başarı şansı çok daha fazladır. yatırım, orta veya uzun vadede daha pahalıya mal ola-
caktır. Bir ERP ürününü ve ERP tedarikçisini seçerken, o
ürünün araştırma geliştirme yatırımı ve şu anda kullan- Tek Güncel Teknoloji 5. CANLIYA GEÇİŞ SÜRECİ

Ürün Test Edilir dıkları sistemin en azından orta vadeli geçerli bir sistem Organizasyon içerisinde süreçlerin Bilgi Teknolojisi ve Uyarlaması yapılan ürünün devreye alındığı süreçtir. Uy-
olup olmadığı çok iyi bir şekilde araştırılmalıdır. Tedarik- Sistemleri açısından modellenmesi, gelişimi ve hayata ge- gulama değişikliği yapılıyorsa çoğu organizasyon paralel
Çözüm sağlayıcı firmaların yaptıkları demolar ve sunduk- çilerden ürünün en az 5 senelik yol haritası olup olma-

ları broşürler çoğu zaman seçim sürecinde önemli olan dığı sorgulanarak ilk maliyet sonrası alınacak olan lisans çirilişinde teknoloji olabildiğince tekilleştirilmeli, böylece bir kullanım zamanı belirlemekte ve genelde de iki mali
dönem raporlamalarının çıktı karşılaştırmaları ile bu pa-
bazı noktaları anlatamayabilir. Sonuçta hepsi ürünün sa- bağlamında ne kadar sürede bir yeni bir ERP maliyetinin sağlanan standart yapı ile istihdamı (eğer iç yapıda olma- ralel kullanım dönemi sona ermektedir. Bu paralel kulla-

tışının yapılabilmesi için hazırlanmıştır. ERP ürünü hak- ilk alım maliyetine kıyasla oluşabileceğinin hesabı da bu sı isteniyorsa) yapılan personel profilinde de tekil profil nım süresi asla uzun tutulmamalıdır. Aksi takdirde orga-
kında en güvenilir bilgiyi ürünü test etmek sağlayacaktır. noktada çıkartılarak uzun vadeli bir bütçe öngörüsü bu geçerli olacağından, bu personelin kullanacak olduğu nizasyon alışık olduğu düzeni bırakmak istememesinden
Mümkünse ürünü kullanan bir müşteride, mümkün de- sayede yapılabilecektir. araçlar da en aza indirgenerek bakım, destek anlamında kaynaklı yeni sistemi direnme, kullanmama durumuna
ğilse de çözüm sağlayıcının göstereceği bir ortamda mut- ciddi maliyet avantajları sağlanabilecektir. Günümüzdeki geçebilir ve bu en büyük tehlikelerden biridir.
laka test işlemleri belli senaryolar ile gerçekleştirilmelidir. durumda bu teknolojik altyapının masaüstü, mobil, mo-
Birisini tanımanın en iyi yolu, onunla zaman geçirmek- Kıyaslanır bil web ve Internet istemcilerinin, kapsamı aynı, kullanıcı
tir. Bu çalışma için organizasyon içinden seçilecek olan dostu bir şekilde iş sahiplerine sunuluyor olması, organi- 6. CANLI KULLANIM , BAKIM ve
anahtar kullanıcılar (departmanlar içerisinde, işleyişi en Şirketlere uygun çözümü seçebilmek için süreçlerin ve zasyonun sektöründe teknoloji kullanımı olarak ayrışma- GELİŞTİRME SÜRECİ

iyi bilen personel profiline sahip, mesai kaygısı bulunma- departmanların ihtiyaçları doğrultusunda kriterler oluş- sını sağlayacak önemli alternatifli kullanım şekilleri olarak

yan personel) bu işlemi gerçekleştirmeli ve uyumluluk ile turulmalı, aday ürünler belirlendikten sonra bu kriterlere görülmektedir.Ürün tercihi yapılırken muhakkak bu du- Süreçlerin standartlaşması, oluşan hataların giderilmesi,
alakalı mutlaka görüşleri ve onayları alınmalıdır. göre kıyaslanmalı ve değerlendirilmelidir. Muhakkak su- rum sorgulanmalıdır. uygulama performanslarının canlı veri üzerinden net ola-
rette bir metodoloji belirlenerek yapılacak olan bu işlem rak görülebildiği bölümdür. Uygulama versiyonları da bu
aslında yapılacak olan proje kapsamının da bir ön hazırlı- aşamada güncellenebilir. Dikkat edilmesi gereken nokta
Referanslarla Konuşulur ğını oluşturacaktır. 3. KAPSAM BELİRLEME SÜRECİ yapılacak olan güncelleme ile birlikte mevcut uyarlaması
yapılan fonksiyonların ezilmemesidir.
Ürün tedarikçisi sorulan tüm soruları tatmin edici şekilde Seçimi yapılan ürünün mevcut yetkinlikleri ile organi-
cevaplamış, bazı garantiler vermiş ve hatta anahtar teslim Geliştirme Ortamı ve Dışa Bağımlılık zasyonun ihtiyaç duyacak olduğu ek fonksiyonlar veya İnsan kaynağının, kültürün ve kurumsal ilişkilerin doğru
bir teklif yapmış olabilir. Böyle büyük bir yatırıma karar değişikliklerin sağlıklı bir şekilde belirlenmesi ve proje yönetilmemesi, ERP uygulamalarındaki önemli başarısız-
vermeden önce başarıyı yakalamk için tedarikçinin söyle- Aday ürünlerin içinde saf bulut bir sistem olsa dahi, ge- planının oluşturulabilmesi için, ürün danışmanları ile bir- lık nedenleridir. Başarı için özetle yukarıda bahsi geçen
dikleri ile yetinilmez, mutlaka referanslarıyla konuşulma- liştirme ve entegrasyon imkânlarının olması önemli bir likte iş sahiplerinin birlikte çalıştığı ve çalışacak ürünün her aşamada bu 3 nokta en titiz şekilde takip edilerek ida-
lıdır. Çünkü danışmanlık kalitesi, servis ve yaşanan prob- konudur. Bu geliştirmelerin dünya üzerinde kabul gören ri ve teknik aksiyonlar alınarak ilerlenmelidir.
lemler ve çözümlerle ilgili en doğru bilgiyi ancak ürünü bir ortama sahip olması, bir sorun yaşandığında kaynak
satın almış ve kullanmakta olan yapılar verebilir. Bu konu- sıkıntısı yaratmayacak olması önemlidir. Süreç gerektiren

262 ERP SATIN ALMA REHBERİ