Page 416 - KobiEfor Şubat 2022
P. 416
1985 yılından itibaren inşaat sektörü çalışanı olarak yaşa- görüleceği gibi bir inşaat projesinin yaşam döngüsü 4 aşa-
dıklarım sonucu sahip olduğum birikimi paylaşmak isti- madan oluşmaktadır: Yapım grubu dışındaki süreçler tüm firmalarda ana hatları lerken de 2 aşamalı hazırlık yapmakta fayda bulunmak-
yorum. Tüm çalışma hayatım Teknik Ofis süreçleri içinde Kullanılacak ERP yazılımı aşağıdaki süreçlerin tümünü ile standart bir işleyişe sahiptir. Aynı zamanda yasal olarak tadır. Bunlardan ilki, mevcut durumda sürecinizi nasıl
geçti. Teknik Ofis, diğer tüm departmanlarla birlikte ça- kapsamalıdır. sınırları çizilmiştir, çok esneyemezsiniz. gerçekleştirdiğinizdir. İkincisi ise sizin firma ve eleman
lışmak zorunda olan bir departmandır. Aşağıdaki grafikte Yapım grubunun yönettiği süreçlerde ise durum daha ka- özelliklerinize göre sürecinizin nasıl daha iyileştirilebile-
rışıktır. Firmanın yöneticilerine göre uygulama esnekliği ceğidir. İlk aşamayı gerçekleştirip sonuçlarını görmeden
daha iyisini geliştiremezsiniz.
PROJE YAŞAM DÖNGÜSÜ gösterebilmektedir. Sonuç dökümanı için belirli standart- Günümüzde Yapım Projelerinin nasıl yönetilmesi gerek-
lar varsa bile aradaki işlerin gerçekleştirilmesinde farklı-
lıklar olabilmektedir. tiği ile ilgili yerli ve yabancı birçok döküman/kaynak bu-
lunmaktadır. Ülkemiz özellikleri gereği, bir arkadaşımız
Firmaya uygun yazılımı belirleyebilmek için önce ihtiyaç- ya da rakip firmanın iş yapış biçimini örnek almak da baş-
ların doğru belirlenmesi gerekmektedir. İhtiyaçları belir- ka bir kaynaktır.
Yatırım Fikri Tasarım Yapım İşletme
Geliştirilmesi Süreci Süreci Süreci
Nasıl ki birçok restoranda aynı yemek pişirilse bile ları ne ölçüde karşıladığı gözlemlenir. Gerekirse se-
lezzeti, sunumu ve maliyetleri aynı olmamaktadır... naryolarda revizyonlar yapılarak yazılımın ve yazılım
sağlayıcının süreçlerdeki etkinliği sınanır.
İhtiyaçları belirledikten sonrası biraz daha kolaylaşmak-
tadır. İhtiyaçlarınızı karşılayacak yazılımı seçme süreci 6- Referanslarla görüşülmelidir. Referanslar önemlidir,
ise en sıkıntılı süreci oluşturmaktadır. Bu aşamada dev- ancak herkesin çalışma yönteminin farklı olduğu göz
reye birçok parametre girmektedir: ardı edilmemelidir. A firmasının başarılı olduğu sü-
Firma merkez yönetimi tarafından Teknik O se sorul- • Projenin planlanan/gerçekleşen bütçesi ve sapmalar reçte B firması başarılı olamadığı gibi tersi de müm-
duğunda hemen yanıt alınması gereken soruların bir nedir? 1- Firma yatırım ön bütçesinin belirlenmesi: Bütçenin kündür.
kısmı aşağıdadır: • Projeler bazındaki imalat pozlarımın birim fiyatları ne- önceden belirlenmesi ile sınırlar çizilmeye çalışılır.
Yapılan ön araştırmalarla bu iş için alt ve üst sınırlar 7- Yazılımın geliştirildiği ortamın dışarıya bağımlılığı:
• Devam eden kaç projem var? lerdir? belirlenir. Aşağıdaki tüm süreçlerin tamamlanması- Yazılımda geliştirme yapmak istediğinizde bunu satın
• Bu projelerin sözleşme bedelleri nedir? • Bugüne kadarki gerçekleştirilen projelerin tiplerine nın ardından kesin bütçe belirlenecektir. alan firma kendi kaynakları ile yapabiliyorsa bu bir
• Bu projeler bugün hangi aşamada? göre özet ve detaylı birim maliyetleri nelerdir? 2- Seçim ekibi ve yöneticisi: Firma kendi içinden tüm tercih sebebi olmalıdır.
• Hangi projede en son hangi işveren/altyüklenici ha- • Hangi işlere, hangi kapsamda ne fiyat verdik? süreçlere hakim birimlerden seçilen elemanlardan 8- Yazılım, dışarıdan içeriye veri alabildiği gibi dışarı-
kediş yapıldı, bunun ne kadarı tahsil edildi/ödendi? • Aldığımız ve alamadığımız işler nelerdir? oluşan bir ekip seçmelidir. Eğer böyle bir ekip kura- ya da veri aktarabilmelidir. Yapım sektöründe sahada
• Hangi işte hangi sözleşmelerim var, bu sözleşmelerin • İstenen tarih aralığındaki gelir/gider planlaması nedir? mazsa dışarıdan bu işi yapacak ve yazılımdan bağım- çalışanların en iyi bildiği yazılım Excel’dir. Dolayısıy-
gerçekleşmeleri nedir? • Proje yöneticisinin onayını bekleyen konular nelerdir? sız bir danışmanlık hizmeti alabilir. la, Excel ile çok kolay veri transferi yapabilmelidir.
• Süresi uzayan ve/veya kapsamı değişen sözleşmeler (malzeme onayı, hakediş onayı, sözleşme onayı vs.) 3- Firmanın ihtiyaç analizi: Firmanın tüm süreçlerini 9- Günümüzde dünya parmaklarımızın altındadır. Bu
nelerdir, neler değişti? kapsayacak bir analiz çalışması yapılmalıdır. Mevcut nedenle mutlaka web tabanlı olmalıdır. Kullanıcılar
süreçlere ilave olarak firmayı ileriye götürecek, geliş- internet olan her yerden ulaşabilmelidir. Beraberinde
tirecek ihtiyaçlar belirlenir. kendi ekipmanını taşımak zorunda olmamalıdır.
Bir inşaat firmasında yer alan süreçler 2 ana başlıkta toparlanabilir: 4- Örnek senaryolar oluşturulur. 10- Önemli süreçler mobil cihazlardan yönetilebilme-
lidir.
5- Yazılım sağlayıcı firmalar araştırılır: Yatırım ön büt-
YAPIM GRUBUNUN YÖNETTİĞİ SÜREÇLER çesi sınırlarında kalan yazılım firmaları belirlenerek 11- Yazılımın ekranları ve menüleri kullanıcı tarafından
• İhale ve Teklif Hazırlama firmalara oluşturulan örnek senaryolar gönderilir. Ya- değiştirilebilmelidir. Bu sayede kullanıcı dostu bir
• Sözleşme Yönetimi zılımların bu senaryoları nasıl çözdüğü incelenir. En özelliğe sahip olarak kullanıcılar tarafında olumlu bir
• Hakediş Yönetimi önemli süreçlerden biridir. Burada yazılımın ihtiyaç- izlenim yaratır.
• Planlama, İzleme ve Raporlama Süreci
• Kalite Yönetim Süreci
• Doküman Yönetimi Yazılımın seçilmesinin ardından firmaya göre uyarlanması Bir yapım projesinin başlayıp tamamlanmasına kadar ge-
• Tasarım Yönetimi önem kazanmaktadır. Pilot proje olarak seçilecek projede çen sürenin 1.5-2.5 yıl arasında olduğu göz önüne alınır-
belirlenen ihtiyaç listesine göre kurguya başlanır. sa, bu süre içinde ERP projesinin kurulup ayağa kalkması
YAPIM GRUBU DIŞINDAKİ SÜREÇLER Diyelim ki yukarıdaki süreçleri tamamladınız, yazılımın ve tam anlamıyla istendiği gibi kullanılabilir hale gelmesi
ikinci proje ile birlikte olacaktır.
• Satınalma Yönetimi kurulumu tamamlandı ve kullanılmaya başladı. Artık si-
• Lojistik ve Ambar/Depo Yönetimi hirli değnek elinizde ve tek tuşa basıp tüm soruların ce- Gerçekçi hedeflerle yola çıkılmazsa, sonu hüsran olacak
• İnsan Kaynakları ve Personel Takibi vaplarını alacaksınız, değil mi? Hayır. Tek tuşla bilgiyi ERP seçim ve kurgu süreci yaşanmasının önüne geçile-
alabilmek için en az 6-8 ay arası bir süre beklemeyi göze mez. Bu tür sonuçlarla karşılaşmış ve birden fazla ERP
• Makine Ekipman ve Demirbaş (Sabit Kıymet) Yönetimi alabilmelisiniz. Bu, firmanın tüm birimlerinin kullanabilir satın aldığı halde kullanamamış örnekler mevcuttur.
• Finans, Ödeme Takip ve Muhasebe İşlemleri hale gelmesi için en iyimser süredir.
• İthalat-İhracat Süreçleri
292 ERP SATIN ALMA REHBERİ
